Les comptes OneDrive sans licences sont supprimés définitivement sous 93 jours, mais ceux sous stratégie de rétention seront archivés et pourront faire l’objet de frais de stockage mensuels et de frais de réactivation.
Si vous êtes un client EDU GCC ou DoD rassurez-vous : vous n’êtes pas concernés, ouf ! Sinon, des changements importants sont à venir, que vous utilisiez une stratégie de rétention ou non.
Ce qui va changer concrètement
Le problème, pour Microsoft, c’est qu’une entreprise avec un fort taux de turnover et ayant une stratégie de rétention de 7 ans pouvait avoir seulement 1000 comptes utilisateurs actifs avec OneDrive (et donc 1000 postes payants) mais 10.000 comptes OneDrive inactifs pour lesquels elle ne payait rien (la situation et les chiffres sont fictifs mais vous saisissez l’idée).
Pour remédier à cela Microsoft va, à compter du 27 janvier 2025, supprimer des données ou vous obliger à sortir le chéquier :
- Les comptes OneDrive sans licences depuis plus de 93 jours vont être déplacés vers la corbeille puis seront supprimés définitivement OU seront archivés s’ils relèvent d’une stratégie de rétention
- S’ils relèvent d’une stratégie de rétention et sont archivés, des frais sont à prévoir en cas de réactivation et d’accès aux fichiers
- En cas de réactivation d’un compte archivé, des frais de stockage mensuels sont également à prévoir
À noter que les comptes seront archivés avec le nouveau Microsoft 365 Archive.
Si vous souhaitez accéder à un compte OneDrive sans licence après la mise en place de cette nouveauté, il vous faudra, en tant qu’administrateur général, configurer un abonnement Azure dans le paiement à l’utilisation de Syntex puis configurer l’archivage Microsoft 365 du compte en question. Notez qu’une fois la configuration terminée et la réactivation enclenchée, l’accès au compte peut prendre jusqu’à 24h et qu’une fois réactivé le compte reste disponible pendant 30 jours avant d’être de nouveau archivé.
Là où ça se complique c’est sur les frais de réactivation. Réactiver un compte coûte 0,60 USD/Go. MAIS réactiver un compte enclenche aussi les frais de stockage mensuels ! Qui s’élèvent à 0,05 USD/Go/Mois.
Ça signifie donc que les frais de stockage mensuel ne vont pas s’appliquer automatiquement dès fin janvier, ils ne seront activés qu’en cas d’accès à un compte archivé.
Microsoft donne l’exemple suivant dans sa documentation : admettons 100 comptes désactivés, chaque compte possède 1To de données. Vous avez un compte à réactiver : cela vous coûtera 614,40 USD$ pour réactiver le compte mais également 5120 USD$ pour les 100 comptes à archiver mensuellement, ce qui reviendrait à plus de 62000 USD$ par an, tout ça pour réactiver un simple compte !
Notez qu’il n’y a aucun changement quant à l’utilisation de eDiscovery sur les comptes archivés. Vous pouvez continuer à rechercher du contenu sans que cela ne réactive un compte archivé ou ne vous coûte des frais supplémentaires.
Notez également que les comptes archivés resteront visibles par les administrateurs, même s’ils ne seront plus accessibles sans réactivation.
Ce qu’il faut faire pour se préparer
Premièrement, vous pouvez facilement télécharger un rapport permettant d’identifier les comptes OneDrive sans licence à partir du centre d’administration SharePoint.
Ensuite et bien ça dépendra de votre configuration d’organisation. Vous pourriez par exemple décider de ne rien faire d’autres qu’informer vos gestionnaires, parce que concrètement, tant que vous ne souhaitez pas accéder aux donnés d’un compte OneDrive inactif, vous n’aurez rien à payer. Vous pourriez aussi compter sur une sauvegarde tierce si vous en avez une. Vous pouvez aussi prendre les devants et commencer à faire du ménage si nécessaire. Une option intéressante pourrait sinon être de garder des licences actives pour certains comptes utilisateurs… Ce n’est pas très « propre » mais ça permet d’accéder aux données sans avoir besoin de vendre un rein.
