Loop a environ un an et est toujours bien vivant ! Pour preuve un déluge de nouveautés qui a été annoncé à travers le message MC938646 du centre d’administration mais aussi sur le blog TechCommunity de Microsoft. Les conteneurs SharePoint deviennent enfin visibles, l’occasion de faire un point sur qu’est-ce qui va où.
Pas si évident de savoir où sont stockées les données
Il n’a pas été facile ou évident pour Loop de savoir où étaient stockés les données relatives à l’application, premièrement parce que l’application était jeune et pas forcément complètement documentée, également parce que son principe même -un même composant affiché à plusieurs endroits- pouvait porter à confusion mais aussi parce que SharePoint Embedded est moins visible et moins « parlant » qu’un emplacement SharePoint classique.
Car pour gérer des composants, des pages ou des espaces de travail Loop, encore faut-il pouvoir les voir. Les conteneurs SharePoint n’étaient, jusqu’à présent, pas visibles autrement qu’en passant par PowerShell. Mais grâce à une des nouveautés dont je parlais plus haut, on peut déjà se rendre dans le centre d’administration SharePoint et constater que les conteneurs embarqués sont désormais bien visibles. Officiellement l’élément de roadmap ID421613 est toujours en développement, mais pour ma part j’y ai déjà accès.
C’est donc une bonne nouvelle car ça va permettre d’avoir une vue d’ensemble accessible et intuitive des conteneurs. On peut déjà voir dans l’image que des espaces de travail sont dans des conteneurs.
Pour rappel il y a 3 élément dans Loop :
- Des espaces de travail Loop : ce sont en quelques sorte l’équivalent des équipe Teams. Les espaces de travail peuvent contenir des pages Loop.
- Des pages Loop : ce sont en quelque sorte l’équivalent des canaux Teams. Les pages peuvent contenir des composants Loop.
- Des composants Loop : la fonctionnalité de base de Loop. Un composant peut être une liste de tâches, un tableau, du code, etc. Les composants peuvent être à plusieurs endroits à la fois (un mail Outlook, un message Teams, un tableau blanc WhiteBoard, etc) tout en étant synchronisés entre eux.
Emplacement des données
La documentation Microsoft nous dit que les données peuvent être stockées dans 3 emplacements différents : un conteneur SharePoint, un site SharePoint ou un site OneDrive. L’endroit dépend d’où le contenu a été créé à l’origine.
Pour résumer le plus simplement possible :
Tout ce qui est créé dans l'application Loop est contenu dans SharePoint Embedded. Les espaces de travail sont créés en tant que conteneurs SharePoint. Les pages créées à l'intérieur sont elles aussi contenues dans le même conteneur. Un composant créé dans une page sera aussi contenu dans le même conteneur SharePoint. Du point de vue de l'utilisateur, tout ça se retrouve et est visible dans l'application Loop.
Les composants créés dans un canal teams ou dans une réunion de canal sont stockés dans le site SharePoint du canal.
Tous les autres cas de figures sont créés dans le site OneDrive de l'utilisateur ayant créé le composant.
Il existe une petite nuance à connaître et qui n’est documenté, à ma connaissance, nulle part : lorsqu’un utilisateur créé une liste des tâches, par exemple dans une conversation Teams, cela créé un composant Loop dans son OneDrive. Jusqu’ici tout va bien. Là où ça devient intéressant c’est que si ce composant Loop est ouvert dans l’application de tâche Planner il devient disponible en tant que plan Planner. Le plan Planner et le composant sont synchronisés mutuellement, une information inscrite à un endroit se retrouve dans l’autre. Mais le plan Planner n’est pas stocké dans le OneDrive de l’utilisateur.
Ça signifie que si un utilisateur quitte l’organisation, son composant de tâche est bien supprimé de son OneDrive (sauf si une stratégie de rétention s’appliquait) mais le plan Planner, lui, reste bien disponible !
Est-ce que ça va changer ?
De nombreux changements sont annoncés mais ils concernent surtout la gouvernance des données et la possibilité de mieux gérer l’appartenance des éléments Loop. Le principe global de quel élément va où sera conservé.
