On a vu précédemment comment optimiser une recherche SharePoint, mais c’était surtout du point de vue utilisateur. On va maintenant voir comment, en tant qu’administrateur, on peut améliorer facilement l’expérience de recherche pour les utilisateurs. La liste n’est pas exhaustive mais je vais me concentrer sur les améliorations les plus évidentes à réaliser. Notez qu’il faut disposer d’un rôle d’administrateur et éditeur de recherche pour configurer certains des paramètres, d’autres nécessitent le rôle d’administrateur global.
Les acronymes
Dans chaque entreprise où j’ai été employé, je passais systématiquement un temps non négligeable à apprendre et à retenir la tétra-tonne d’acronymes propre à l’organisation. Pour faciliter l’intégration du personnel vous pouvez configurer les acronymes afin qu’ils soient disponibles dans une recherche. Il faut pour cela passer par le centre d’administration M365 > Paramètres > Recherche et intelligence > Aide > Acronymes. Dans l’exemple ci-dessous je créé un acronyme AAD.
Voici ce que voit un utilisateur recherchant l’acronyme par la suite.
Notez que Microsoft génère lui-même des acronymes personnalisés en fonction des informations qu’il peut trouver automatiquement, par exemple dans vos courriels. Plus d’informations ici.
Les acronymes sont très pratiques mais doivent être mis à jour régulièrement pour assurer la fiabilité de l’information.
Les signets
Un signet, pour faire simple, c’est un résultat de recherche qui est promu tout en haut de la liste des résultats. Il fournit souvent un lien pour rediriger vers une autre source contenant plus de détails. Des signets préexistants sont déjà mis en place par Microsoft, portant sur les produits M365. Si vous cherchez Yammer, par exemple, vous tomberez sur un signet préexistant. Je remarque d’ailleurs que les signets de Microsoft sont systématiquement en anglais, vous pourriez donc les supprimer, ou bien les traduire si votre audience est francophone.
Dans l’exemple ci-dessous, en passant par centre d’administration M365 > Paramètres > Recherche et intelligence > Aide > Signets, on a ajouté le signet « Soutien informatique ». Vous pouvez ajoutez des mots-clefs et/ou des mots-clefs réservés sur un signet. Un signet peut avoir plusieurs mots-clefs qui peuvent être partagés avec d’autres signets, mais un mot-clef réservé est propre à un seul signet.
Voici ce que voit un utilisateur recherchant le signet, par exemple à l’aide d’un mot-clef.
Si vous devez créer beaucoup de signets pensez à créer des catégories de signets pour pouvoir mieux vous y retrouver à l’avenir.
Les questions / réponses
Les questions / réponses c’est la même chose que les signets, ça fonctionne en tout cas de la même manière. Mais, plutôt que de traiter d’un sujet, il s’agit là d’une question qui peut être posée. On l’utilise en général pour les questions les plus communément formulées. Notez que si un signet et une question/réponse partagent le même sujet, c’est le signet qui prendra le pas et s’affichera en premier.
Dans l’exemple ci-dessous, en passant par centre d’administration M365 > Paramètres > Recherche et intelligence > Aide > Questions et réponses, on a configuré la question/réponse « Comment réserver une salle de réunion ?». Vous pouvez faire une mise en forme assez sympathique car certaines balises HTML sont prises en charge (voir la liste ici).
Voici ce que voit un utilisateur se posant la question par la suite.
Les emplacements
C’est une fonctionnalité qui est, je crois, peu utilisée, mais qui s’avère pourtant facile à configurer et peut s’avérer bien pratique pour des organisations multi-géographiques.
Dans l’exemple ci-dessous, en passant par centre d’administration M365 > Paramètres > Recherche et intelligence > Aide > Emplacements, on a configuré des adresses de bureaux.
Voici ce que voit un utilisateur recherchant les bureaux, par exemple avec un mot-clef.
Secteurs verticaux
Les secteurs verticaux ce sont les catégories qui vous permettant de filtrer une recherche et d’affiner les résultats. Au niveau de l’organisation, des valeurs verticales sont déjà définies par défaut, vous pouvez les désactiver au besoin. Par exemple, si vous n’utilisez pas Power Bi au sein de votre organisation, vous pouvez désactiver cette valeur pour qu’elle n’apparaisse plus.
Vous pouvez utiliser un ensemble limité de termes KQL pour définir l’étendue de la recherche verticale, vous pouvez également appliquer des filtres. Dans l’exemple ci-dessous, en passant par centre d’administration M365 > Paramètres > Recherche et intelligence > Personnalisations > Secteurs verticaux, on configure une nouvelle valeur verticale « Procédures », avec un type de contenu déjà existant (je vais sans doute faire un article plus tard sur les types de contenu et les métadonnées gérées).
Notez que les valeurs verticales ainsi ajoutées ne sont pas visibles sur les applications mobile SharePoint et Office, ce qui est bien dommage.
Voici ce que voit un utilisateur recherchant spécifiquement une procédure.
