La recherche SharePoint peut être extrêmement puissante, mais vous pouvez aller encore plus loin et affiner vos recherches grâce à ces 10 astuces. Tout provient de la documentation officielle Microsoft, c’est assez touffu alors j’ai essayé de n’en conserver que l’essentiel et rien d’autre. Si toutefois vous voulez jeter un coup d’œil ou approfondir vos connaissances, vous pouvez en apprendre plus sur le Key Query Language ou encore sur le Fast Query Language.
Notez que certains mots-clefs peuvent être utilisés en français (comme body: qui peut s’écrire corps:), mais ça n’a pas l’air d’être le cas pour tous (par exemple les opérateur booléens AND OR peuvent se traduire ET OU mais NOT n’a, à ma connaissance, pas d’équivalent) et je n’ai pas non plus réussi à trouver une liste de KQL en français. Mais peut-être que je ne sais pas où chercher (ce qui serait assez ironique au vu de cet article). Quoiqu’il en soit c’est la raison pour laquelle tout sera en anglais.
Rechercher un mot clef spécifique DANS un fichier
body:MotÀRechercher
Exemple ci-dessous avec le mot jupiter qui est présent à l’intérieur du fichier Système solaire. Si le mot est présent dans le titre mais pas dans le contenu, cela n’apparaîtra pas dans le résultat.
Combinaison de mots-clés de recherche à l’aide d’opérateurs booléens
AND OR NOT
Attention, les opérateurs doivent obligatoirement être saisis en majuscule. Dans l’exemple ci-dessous on cherche un document qui contient les mots Système et Solaire.
Exclure des mots clefs en utilisant le signe moins
–
Dans l’exemple ci-dessous on voit un fichier Système Solaire.docx.
On peut l’exclure de la recherche avec le signe – :
Rechercher la phrase exacte en utilisant des guillemets
» «
Ne prend pas la casse. L’exemple ci-dessous pourrait s’avérer pratique si vous aviez des fichiers Solaire Système, Système ou encore Solaire que vous ne vouliez pas retrouver dans les résultats.
Rechercher à l’aide de l’astérisque
*
L’astérisque peut remplacer n’importe quel caractère ou suite de caractère.
Attention, l’astérisque ne peut pas s’utiliser au début d’un mot-clef.
Exclure ou inclure uniquement les documents et les fichiers du résultat de recherche
isdocument:false ou isdocument:true
Un document est un fichier Excel, Word, PowerPoint ou PDF. Un dossier, une image ou une page SharePoint ne rentrent pas dans cette catégorie. Dans l’exemple ci-dessous on cherche des éléments qui ne sont pas des documents.
Rechercher uniquement dans le nom du fichier
filename:NomÀRechercher
On a vu plus haut comment rechercher dans le contenu uniquement, ici c’est l’inverse, on ne recherche que dans le titre (vous l’aurez compris : par défaut, la recherche se fait au niveau du titre et du contenu).
Rechercher par auteur
author:AuteurÀRechercher
Pour rechercher les fichiers créés par une personne spécifique. Ici on voit que je suis aussi le dernier modificateur, mais ça aurait pu être une autre personne qu’il y aurait eu les mêmes résultats, car c’est moi qui ait créé les éléments présents.
Rechercher par date de dernière modification
LastModifiedTime
On peut utiliser les signes < > = mais également les opérateurs boléens AND OR NOT pour préciser une plage de dates.
Par exemple, pour chercher des éléments dont la dernière modification est située quelque part entre le 1er janvier 2025 et le 12 janvier 2025, on utilisera LastModifiedTime>=2025-01-01 AND LastModifiedTime<=2025-01-12 (le format de dates est le format US).
Notez que, plutôt que de mettre des dates, on peut aussi utiliser les phrases “this year” et “last year”.
Je remarque d’ailleurs quelque chose que je n’avais jamais remarqué avant avec l’exemple ci-dessus, un document créé ne rentre pas en ligne de compte dans la recherche. Microsoft considère sûrement que la création est distincte d’une dernière modification, quand bien même une date de modification soit présente sur le document. Ainsi, dans mon exemple, les fichiers Word créés mais non modifiés ne sont pas pris en compte. J’ai pourtant modifié le titre des documents après la création mais je pense qu’on peut surtout se fier à l’historique des versions, comme je n’ai pas modifié le contenu les documents restent en version 1.0. Ça n’a l’air d’être valable que pour les documents, mon image est bien en version 1.0 mais est bien prise en compte dans la recherche.
Rechercher des fichiers par taille
size suivi des signes < > =
Le nombre indiqué correspond au nombre d’octets. Notez que les séparateurs de milliers ne sont pas pris en compte. Ainsi, si on veut chercher les fichiers inférieurs à 1Go (ce qui correspond à 1000000000 octets, 1 suivi de 9 zéro), il faut écrire size < 1000000000 et non pas size < 1 000 000 000, ce qui aurait été bien trop simple.
Conclusion
Vous avez vu plusieurs méthodes pour vous faciliter la recherche, ce ne sont pas les seules mais je pense que ce sont les principales à connaître. Notez que vous pouvez combiner les méthodes entre elles ! Les possibilités sont donc nombreuses pour vous aider à trouver ce que vous désirez !
